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作者｜Lache來源｜L先生說

編者按

今天是虎年的第一個工作日，長假休息結(jié)束，想必許多朋友都躊躇滿志，想要有所作為。

但現(xiàn)代生活節(jié)奏急速加快，我們每天都會有很多生活上或工作上的瑣事，有時甚至多到做不完，以致于不很多人每天忙忙碌碌，但是等到晚上空閑下來的時候，才發(fā)現(xiàn)這一天似乎也沒做什么事情。

在有限的時間內(nèi)做事，調(diào)高效率就顯得尤為重要。那么那如何提高做事效率，尤其是工作效率？本文作者將分享自己關(guān)于提高效率的一些心得并總結(jié)了許多人在追求高效的道路上，特別容易出現(xiàn)的幾個誤區(qū)，希望能幫你避開在追求“效率”上遇到的陷阱。

同時做幾項任務(wù)可行嗎？

很多人會有一個誤區(qū)，認為高效就是可以同時做好幾件事：

一邊寫方案，一邊查資料，一邊回信息，一邊還能聽聽音樂、放松身心……

但這其實是錯誤的。

大腦是無法同時處理多項任務(wù)的，它只能一項一項地處理。因此，當我們同時做ABCD多件事情時，實際上是什么呢？是大腦先集中處理A，然后切換到B，再切換到C，再切換到D……

為什么呢？原因很簡單：因為大腦的注意力跟工作記憶本質(zhì)上是一個東西，而工作記憶的容量是極其有限的（4個單位）。

這就導(dǎo)致了：

我們在同一段短暫的時間內(nèi)，只能把極少數(shù)的信息儲存在工作記憶里，讓大腦對其進行處理。一旦超出這個負荷，我們就不得不把先前的信息清除出去，再重新寫入。

這不但無法提高我們的效率，反過來，還會造成兩個負面效果：

當我們從任務(wù)A退出，再切換到B時，大腦需要一段時間清空緩存、寫入新的任務(wù)信息，這段時間雖然不多，但累積起來就會非常可觀。

當我們從任務(wù)A切換到任務(wù)B時，如果A還沒有做完，那么它就會有一部分殘留在我們的腦海中，叫做“注意殘留”（Attention Residue），占用我們的認知資源，使得我們能夠處理任務(wù)B的資源減少。

可想而知，當我們多次經(jīng)歷切換，多次堆積“注意殘留”時，我們還能剩下多少精力和資源，用來處理眼前的事務(wù)。

實際上，2019 年的一個研究發(fā)現(xiàn)：即使是最簡單的“多任務(wù)處理”—— 一邊工作一邊聽音樂，也是有害的。(Threadgold等, 2019)

這個研究測試了多種不同的音樂，包括有歌詞的音樂和純音樂，結(jié)果發(fā)現(xiàn)：不管有沒有歌詞、參與者喜不喜歡，當他們一邊聽音樂一邊工作時，他們的創(chuàng)造力、記憶力和理解能力，都出現(xiàn)了不同程度的下降。

那么，是不是在所有的情況下，我們都無法進行多任務(wù)處理呢？其實也是有例外的。

唯一的例外情況是：當你同時在做的兩個任務(wù)里面，有一個是非常重復(fù)、非常機械的運動，不需要任何注意力——唯有在這個情況下，才能進行多任務(wù)。

一個簡單的例子就是一邊走路一邊玩手機。當我們玩手機時，由于走路這項任務(wù)是一項極其簡單的運動任務(wù)，主要由小腦負責，不占用大腦的資源，因此我們可以毫無障礙地做到“多任務(wù)”。

但是，如前文所說，在這個情況下，我們的注意力會全部放在玩手機上面。

因此，一旦路上有崎嶇的臺階，或是突然有車竄出來，我們就很容易來不及反應(yīng)，從而無法及時規(guī)避，容易受傷。（因此，千萬不要一邊走路一邊玩手機）

總結(jié)一下，效率爆表的第一個原則：如果你有好幾項任務(wù)需要做，一定不要同時做，而是給它們排一個序，把時間分解成多個階段，在一個階段時，只專注做一件事情。直到它告一段落了，再做下一件事情。

長時間專注工作可行嗎？

很多朋友可能都知道“心流”，也知道，要做到高效，實際上就是要不斷地去追求心流。

那么問題來了：心流是可以持久的嗎？或者說，我們有必要追求長時間、專注不停地工作，讓自己沉浸在心流之中嗎？

這其實也是不可行的。為什么呢？原因很簡單：

我們的注意力會時刻不斷地進行掃描，這種掃描包括對周圍環(huán)境的監(jiān)測，也包括對內(nèi)在念頭的激活。

一旦激活到一些比較重要的念頭，我們就會從TPN模式（TaskPositiveNetwork，“非常態(tài)”的模式）進入DMN模式（Default Mode Network，大腦正常情況下的默認模式），亦即進入“走神”的狀態(tài)。

心流狀態(tài)雖然可以抑制這種效應(yīng)，但并不能做到100%。所以，隨著時間推移，我們內(nèi)在的某些雜念，被留意到、放大、關(guān)注、覺察到的概率，就會不斷上升。

一旦發(fā)生這種情況，你的感受是什么呢？你會感到：

突然間有一個想法不受控制地“闖入”腦海，可能是某件還沒完成的事情，可能是對未來的某個擔憂，可能是某種不由自主的胡思亂想……它會帶來一系列的聯(lián)浮想聯(lián)翩和情緒起伏，讓你立刻從心流狀態(tài)里面退出。

這種闖入的念頭，就叫做“侵入式思維”。如何應(yīng)對這種情況呢？有些朋友可能會說“正念”。

的確，正念是一種鍛煉注意力的方式，可以加強我們對注意力的掌控，抑制DMN的活躍。不過，在現(xiàn)代神經(jīng)科學里面，對于正念的效果還有一些爭議，有待進一步的探索。

實際上，更直接、有效的做法是什么呢？是鍛煉我們快速進入心流狀態(tài)的能力。

以我為例：假設(shè)我要寫一篇文章，預(yù)計需要2個小時，我不會追求讓自己在這2個小時里面全神貫注，這非常不現(xiàn)實。

而是：我會把這2個小時切分成多個階段，每個階段可能是15-30分鐘，然后要求自己，在這一個階段里面心無旁騖地工作，盡量去抑制大腦的DMN。

如何劃分階段呢？我一般不以時間為單位，而是以工作內(nèi)容為單位。

像前面這個例子，我就會把文章大致劃分成5-6個部分，每一個部分為一個階段。做完了，就休息一下，換換腦子，干點別的事情，比如回復(fù)信息、整理資料，等等。

那么，如何讓自己快速進入心流呢？一個簡單的技巧是：

把工作過程中你的思路、想法和進展記下來，簡單記錄下關(guān)鍵詞即可。這樣，當自己回來工作時，就可以第一時間進入狀態(tài)。

另外，選擇適當?shù)碾y度也很重要。

心流的本質(zhì)是什么？是需要思考的強度剛好能夠填滿你的注意力，不會太低，也不會太高。因此，如果工作比較簡單的話，可以試一試給自己提升難度，嘗試去做出一點不一樣的東西出來，充分調(diào)動大腦的運轉(zhuǎn)。

這就是效率爆表的第二個原則：與其追求長時間的專注，不如培養(yǎng)自己能夠隨時進入心流的能力，把工作分成多個階段，少量多次地去“沖刺”。

經(jīng)常切換工作場景，可行嗎？

先思考一個簡單的問題：許多人的辦公桌都很亂，那么，是常常整理辦公桌好，還是不整理好呢？

答案可能會出乎意料：不整理辦公桌會更好。為什么？

因為大腦有一個特性：喜歡把兩樣東西聯(lián)系起來，建立起快速的反應(yīng)。所以，當你長時間在比較凌亂的辦公桌上工作時，大腦就會把這種辦公桌的狀態(tài)跟工作狀態(tài)建立聯(lián)系，讓你更容易進入工作狀態(tài)。

反之，一旦你整理了辦公桌，這種聯(lián)系就會被打破。從而，你需要花費更長的時間，才能進入工作狀態(tài)，而且很容易被打破。

也就是說：如果你能夠從頭開始就保持辦公桌的整潔，那么就可以保持下去；但如果你的辦公桌一直都那么亂，那也沒有必要去整理，保持它的自然狀態(tài)，可能是更好的。

這個原理可以遷移到很多地方。

比如：為什么許多人遠程工作或自由職業(yè)時，在家里總是感到狀態(tài)不佳？原因就是：大腦已經(jīng)把家里跟休息建立起了聯(lián)系，從而導(dǎo)致你在休息狀態(tài)和工作狀態(tài)兩者間發(fā)生矛盾。

因此，如果你有在家里學習或工作的習慣，那么很重要的一點是做好分區(qū)：最好是能夠把家里分成幾個功能區(qū)域，在一個功能區(qū)域里面只做一種事情，需要切換時，就換一個功能區(qū)域。

比如：如果你習慣在沙發(fā)上看電影，那么就不要在沙發(fā)上讀書、工作，因為這樣很容易分心。而是專門騰出一個區(qū)域——哪怕只是一張椅子和一張桌子也行，一定要把它跟其他日?；顒訁^(qū)分開來。

不過我自己的做法，是把學習和工作變成在家里的日?；顒?，然后限制其他活動的區(qū)域。

這樣一來，就可以實現(xiàn)：在家里任何地方，想到任何有趣的點子都可以隨時記下來；碰到任何問題都可以隨時拿出電腦列一下脈絡(luò)；想看書了，隨手拿起一本書就能翻上幾頁……

如果你沒有辦法把家里分成太細致的功能區(qū)域，那么一個有效的辦法就是：出門去咖啡館工作。把咖啡館變成你的工作場景，這樣也可以讓自己在工作時更專注。

甚至，我們還可以利用這個原理，建立一些日常的慣例，來幫助我們快速啟動工作狀態(tài)。

舉個簡單的例子：我吃完午飯，休息一下之后，一般會泡一杯茶，再開始工作。

那么久而久之：“泡一杯茶”就會成為我啟動工作狀態(tài)的一個觸發(fā)器。一旦我泡一杯茶，大腦就會知道：下一步，該開始工作了。從而更容易進入工作狀態(tài)。

同樣，你可以用任何簡單易行的行為，將它跟工作之間建立一個聯(lián)系，從而幫助自己進入工作狀態(tài)。

不過要注意的是：如果你這樣做，就要避免讓這個行為跟其他的狀態(tài)建立聯(lián)系（比如：不要泡一杯茶去看?。?，否則就起不到作用了。

總結(jié)一下，效率爆表的第三個原則：把工作狀態(tài)跟某個固定的場景和行為之間建立聯(lián)系，幫助我們更容易進入工作狀態(tài)，更不容易分心。

把重要工作放在早上做，可行嗎？

很多文章和課程可能都會教你：早上是一天里面精力最集中、效率也最高的時候，一定要趁早上把重要的工作先做了。

這個道理適用于所有人嗎？其實不一定。為什么呢？因為，所謂早上精力最集中、效率也最高，并不是因為早晨有什么特殊的力量，而是因為：

我們每天從醒來之后，大腦就在不停地運轉(zhuǎn)，思考、工作、學習，這些活動都要消耗能量，故而會慢慢堆積起許多代謝產(chǎn)物，也就是腺苷。

而腺苷的堆積，會抑制多巴胺和血清素的分泌，讓我們產(chǎn)生困倦感、疲憊感，從而不想動腦。

因此，許多人認為早晨更高效，主要是因為早晨剛起床時，腺苷清理一空，大腦處于最健康的狀態(tài)，但這并不是說腺苷在一天里面無法被清除。

實際上，當我們吃飯、休息、轉(zhuǎn)換思緒，以及把大腦“后臺”的雜念清空時，都可以消除腺苷，把它們重新組裝成ATP（腺嘌呤核苷三磷酸），供大腦使用。進一步，晨型人由于早睡早起，在下午和晚上一般會累積大量腺苷，從而狀態(tài)比起早晨會更低落，但夜型人則不然。

一方面，夜型人白天的工作時長往往較低，從而腺苷更容易達到一個動態(tài)平衡，不容易堆積起來；

另一方面，夜型人的思維往往在晚上會更發(fā)散、更自如，從而更容易讓大腦興奮起來。

像我自己，我一般一天里面最佳的工作狀態(tài)是下午接近傍晚的時候，以及晚上接近深夜的時候，所以我的工作習慣是：

早上起來之后先處理一些簡單、瑣碎的工作，減輕大腦負擔；等到了一天里面狀態(tài)最好的時間段，再集中精力去做最重要的任務(wù)。

同樣，如果你是一個夜型人，或者你的工作要求較高的發(fā)散思維和創(chuàng)造力，那么最適合你的可能是下午和晚上，而不是早晨。

當然，具體一天里面哪個時間段是你最佳的精力狀態(tài)，就需要你自己去挖掘了。不妨試著每天做一做日記，寫一下今天在什么時間段處理了什么事情，以及自己處理事情時感受到的狀態(tài)。

如果長期來看，某個時間段你的思維特別活躍，精力似乎很旺盛，總是能把事情很快做完，那么它很可能就是你的“波峰時間”。

一旦你找到自己的“波峰時間”，那么對應(yīng)的，你也可以找到自己的“波谷時間”和“正常時間”。

那么不妨按照這個節(jié)奏，來安排自己的任務(wù)：

最瑣碎的、最不重要的、不需要耗腦子的（一般是整理和操作性事務(wù)），以及可以快速得到反饋的，安排在“波谷時間”；日常的事務(wù)，溝通，協(xié)作，信息回復(fù)，安排在“正常時間”；

最重要的工作，包括跟自己業(yè)績目標緊密掛鉤，需要做出亮點和成果的，又或者需要投入精力去學習的，安排在“波峰時間”。

效率爆表的第四個原則：結(jié)合你自己的作息習慣和工作性質(zhì)，找到你一天里面穩(wěn)定的三種“節(jié)律”，按照這個節(jié)律去安排自己的工作。

干完活就休息，可行嗎？

很多人有這種根深蒂固的習慣：一天里面，只要干完了一件比較重要、困難的活，就總會對自己說：今天的事情已經(jīng)完成了，可以休息了。然后心安理得地去休息、娛樂、放松……這其實是一種浪費。

為什么這樣說呢？因為，工作狀態(tài)很大程度上來源于什么呢？來源于大腦對獎勵的反應(yīng)和預(yù)期。

簡單來說：什么情況會讓我們的狀態(tài)變得高漲？

通常是兩種情況：

第一，是你剛剛得到了反饋，獲得了滿足感和成就感，大腦處于躊躇滿志的時候；

第二，是你對一件事情充滿興趣和渴望，這種興趣和渴望提前給大腦“預(yù)支”了獎賞，讓大腦處于動力十足的狀態(tài)。

而你做完了一項困難的任務(wù)，其實正好處于什么狀態(tài)呢？第一種狀態(tài)。因此，更合理的做法是什么呢？不是見好就收，而是乘勝追擊。

但為什么許多人在完成一件困難的任務(wù)之后，就會感到?jīng)]有斗志，不想繼續(xù)動腦，只想休息呢？很多時候并不是真的需要休息，而是我們長久以往的慣性思維使然。

只要你覺得“我做完了今天的任務(wù)，該休息了”，大腦就會自動調(diào)到休息狀態(tài)，于是，讓你難以集中精力，大腦也懶洋洋地不想動……

但反過來，如果你相信：做完了一件困難的任務(wù)，剛好熱完了身，現(xiàn)在正好處于狀態(tài)高漲的時候，那么，你就能夠發(fā)揮出自己最好的水平。

我自己有一段時間有有過切身體會：之前一直覺得，每周四寫完文章，那么周四當天和周五可以休息一下，換換腦子，周末再繼續(xù)工作……從而，總是荒廢了周四和周五的大量寶貴時間。

后來，思維模式變成了：剛寫完文章，整個人的思維處于最靈活的狀態(tài)，又沒有非常緊迫的壓力，這個時候不把最重要的事情拿出來做，還等什么時候？

從而，周四和周五兩天，反而成了我一周里面工作效率最高的階段。但凡有比較棘手和復(fù)雜的事情，我都會放在這兩天去處理。

當然，前提是：你要能夠非常清楚地判斷出：自己的身體能不能扛得住，你的工作量是否已經(jīng)達到了身體的負荷上限。如果已經(jīng)到了上限，那肯定是不能繼續(xù)工作、學習、思考的，一定要好好休息，絕不能勉強。

如何判斷呢？一個簡單的方式是：

做完困難的任務(wù)后，先休息一會兒，關(guān)注一下自己身體的狀態(tài)。如果你感到肌肉酸疼，頭暈、頭痛，眼睛發(fā)酸，渾身沒有力氣，那說明你的身體已經(jīng)到了一個限度，這個時候就需要好好休息，不要給自己任何壓力。

而如果你的身體沒有任何異樣，反而，大腦因為剛剛經(jīng)歷高強度的運轉(zhuǎn)，現(xiàn)在非常興奮，那么不妨讓自己乘勝追擊，一鼓作氣地把其他任務(wù)也給攻克掉。

效率爆表的第五條原則：分清自己是真的疲勞還是虛假的疲勞，如果是前者，就果斷休息，恢復(fù)精力；如果是后者，不妨取消“做完事情就要休息”的心態(tài)，讓自己一鼓作氣、乘勝追擊。

寫在最后

最后，再說幾句。追求效率是為了什么？為了可以做更多的事情嗎？其實不是的。

事情永遠是做不完的，一心想著“做更多的事情”只會適得其反。追求高效，是為了節(jié)省出更多的時間，讓我們能夠有暇去關(guān)注自己的健康，家庭，理想，以及幸福感。

許多時候，我們?nèi)钡钠鋵嵅皇切剩巧釛?。舍棄那些不重要的事情，舍棄那些并非自己真正想做的事情，舍棄那些可以不做、不會有嚴重后果的事情，才能有更多的空間，可以讓我們跟自己的內(nèi)心好好對話。同樣，許多時候，我們要追求的也不是快，而是慢。慢下來，讓我們真正去關(guān)注自己的思維、情感和身體，好好去品味生活、體驗生活，而不是把自己活成一顆螺絲釘。這才是效率真正的要義，也是我們做到高效真正的目標。人生之路道阻且長，在有些階段跑得快一點，不是為了更早地跑完全程，而是為了有時間可以慢下來，陪伴自己，陪伴家人，好好地欣賞一路上的風景。

畢竟，一切都是外在之物，唯有健康、夢想、記憶和愛，才會伴隨我們終生。

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